Основные функции мини АТС (для чего нужна мини АТС)
Широкое применение мини АТС началось с момента, как появилась необходимость обеспечивать всех сотрудников офисов городскими телефонами, в то время как оплачивать за отдельный номер для каждого сотрудника накладно/нецелесообразно. Установка мини АТС позволила подключить большое количество сотрудников к небольшому количеству городских линий.
На протяжении многих лет мини АТС совершенствовались и доросли до call-центров, ip-телефонии, объединения нескольких мини АТС через интернет и т.д.
Рассмотрим принцип работы обычной офисной мини АТС.
Городские номера и внутренние номера сотрудников подключены к мини АТС, которая позволяет каждому сотруднику совершать звонки, как на внутренние номера, так и на городские; а входящие звонки с любого городского номера направлять к любому из сотрудников.
Исходящие звонки
Каждая внутренняя линия имеет свой 3-х или 4-хзначный уникальный номер, по которому с ней можно связаться с другой внутренней линии. Подобным образом пронумерованы и городские линии, на тот случай, если сотруднику нужно не просто позвонить по внешнему номеру, а совершить звонок с конкретно заданного городского телефона, т.к. в случае обычного звонка в город мини АТС выбирает первую свободную линию из выстроенной цепочки.
При данной схеме может возникнуть ситуация, когда нужная городская или внутренняя линия в данный момент занята (короткие гудки в трубке). В таком случае мини АТС позволяет дать команду об уведомлении освобождения линии – сотрудник кладет трубку и занимается другими делами, как только нужная линия освобождается, на телефон приходит соответствующий звонок, который отличается от обычного входящего вызова.
Допустим, что часть городских номеров отведено под рекламу. Соответственно, мы заинтересованы в том, чтобы эти линии были максимально доступны для потенциальных клиентов – т.е. при исходящих звонках из офиса эти номера использоваться не должны. Мини АТС позволяет либо полностью запретить выход на них, либо оставить такую возможность, но только для определенных лиц.
Входящие звонки
Разберемся с входящими звонками на городские номера. Для каждого городского номера можно задать одного или нескольких внутренних абонентов, к которым будут поступать входящие вызовы. В случае если входящий вызов назначен группе сотрудников, есть возможность распределить, кому звонок поступит сразу, а кому через определенное время после того, как первые абоненты не смогли ответить на вызов.
Внутренний абонент, принявший городской вызов, в любой момент может перевести разговор на другую внутреннюю линию. Так же есть возможность поставить разговор на удержание (у городского абонента в трубке будет играть музыка), в это время переговорить с другим абонентом по тому же телефонному аппарату и вернуться к первому разговору.
Для большего удобства распределения входящих звонков можно использовать функцию прямого доступа к внутренним номерам, когда мини АТС сама поднимает трубку и заранее записанным голосом предлагает нажать «1» для соединения с одним отделом, «2» с другим и т.д., набрать внутренний номер абонента или дождаться ответа оператора.
Запрет платных вызовов
Для каждого внутреннего абонента можно выставить ограничения на междугородние и международные звонки. Например, разрешить звонки по региону, но запретить международные. Если определенным сотрудникам требуется междугородняя связь, но известны города и регионы, в которые они будут звонить, можно заблокировать звонки по остальным направлениям.
Системный телефон
Нередко основной поток входящих звонков направляется на 1-2 телефонных аппарата (например, секретарю), с которых в дальнейшем соединяют с нужным абонентом. Если предположить, что это одновременные входящие звонки по нескольким городским линиям, плюс вызовы от внутренних абонентов, то использование обычных телефонных аппаратов доставит множество неудобств. Для этого применяют системные телефоны, которые позволяют достаточно оперативно обрабатывать входящие звонки. На системном телефоне в процессе разговора оператор может визуально наблюдать дополнительные входящие вызовы, состояние внутренних номеров (свободен, занят), соединять с абонентами нажатием одной кнопки и т.д.
